Legal Ops & Achats : un binôme stratégique pour piloter la performance des prestations juridiques

Objectifs pédagogiques

• Aligner les référentiels, enjeux et indicateurs entre acheteurs et legal ops
• Identifier les facteurs clés de performance des achats juridiques
• Définir une gouvernance commune du pilotage juridique
• Renforcer la collaboration et les pratiques partagées dans les appels d’offres, la contractualisation, le suivi budgétaire et l’évaluation des cabinet

Durée

1 journée (7h) – présentiel ou distanciel synchrone

Programme détaillé

Accueil et introduction

• Présentation des objectifs
• Ice-breaker : cartographie rapide des irritants et attentes réciproques (acheteurs / legal ops)

Module 1 : Alignement stratégique Legal / Achats

Objectif : créer un langage et une vision communs

• Rôle et complémentarité des fonctions : vision "cost control" vs vision "risk management"
• Enjeux spécifiques du marché des prestations juridiques : asymétrie d'information, instabilité des volumes, logique d’expertise
• Qu’attend la direction juridique d’un acheteur ? Et vice versa ?
• Le triangle d'or : qualité – délai – coût dans le secteur juridique

Livrable pédagogique :

Grille d’analyse commune des besoins et attentes Legal/Achats

Module 2 : Co-construire le processus achat juridique

Objectif : structurer un processus fluide, partagé et pilotable

• Du sourcing au débrief post-mission : étapes clés du cycle d’achat juridique
• RFI / RFP juridiques : bonnes pratiques et pièges à éviter
• Définir les bons critères de sélection et pondérations adaptées
• Apprendre à challenger les honoraires (sans dégrader la relation cabinet)
• Comment inclure le legal ops dans les négos structurantes ? Comment inclure l’acheteur dans la gestion post-contractuelle ?

Atelier collaboratif :

Co-construction d’un processus cible achat juridique avec rôle, livrable et points de passage communs

Module 3 : Piloter la performance et les coûts juridiques ensemble

Objectif : partager des indicateurs et renforcer la logique de pilotage continu

• Quels KPI pertinents ? (coût moyen par type de prestation, taux de conformité au budget, nombre de recours hors panel, taux de dématérialisation, etc.)
• Suivi budgétaire et gestion des écarts : rôle de chacun
• Tableaux de bord et revue fournisseurs : quelles données ? quelle fréquence ?
• Les bénéfices mutuels de l’ebilling et du legal spend management
• Comment gérer la qualité perçue et la relation fournisseur ?

Livrable pédagogique :

Modèle de tableau de bord partagé Legal/Achats

Module 4 : Gérer les situations sensibles et arbitrer ensemble

Objectif : outiller le binôme pour les situations complexes

• Comment arbitrer entre plusieurs cabinets compétents ?
• Gestion des conflits d’intérêts ou de préférences internes
• Analyse d’une demande urgente ou non budgétée : co-décision et priorisation
• Optimisation par les modes de facturation alternatifs : comment choisir et suivre ?
• Gestion de la satisfaction métier et communication interne

Cas pratique en binôme :

Étude de cas d’un dossier complexe à arbitrer en duo Legal Ops / Achat

Conclusion – plan d’action et engagement mutuel

• Synthèse des bonnes pratiques identifiées
• Engagements croisés : "Ce que je peux faire pour faciliter le travail de l’autre"
• Évaluation de la journée
• Propositions d’actions concrètes à mettre en œuvre dès le retour en entreprise

Méthodologie pédagogique

• Formation participative, avec forte mobilisation de l’intelligence collective
• Cas pratiques en binôme Legal Ops / Achats
• Supports méthodologiques fournis en fin de session (templates RFP, grille d’analyse, tableau de bord, matrice de pilotage)