LES 10 INDICATEURS QUE VOTRE DEPARTEMENT JURIDIQUE DEVRAIT SUIVRE

Contrairement aux autres fonctions support de l’entreprise, le département juridique n’était historiquement pas habitué à piloter sa performance et à suivre des indicateurs et des tableaux de bord de gestion.

Depuis ces dernières années, la pression budgétaire croissante a conduit le département juridique à s’adapter à ces nouvelles exigences de gestion.

La question se pose alors de savoir quelles sont les indicateurs les plus pertinents pour gérer le département juridique et illustrer sa valeur ajoutée.

La liste suivante constitue un point de départ permettant au département juridique de construire une stratégie de pilotage.

1. Budgétisation des dépenses

C’est le prérequis.

La dépense juridique globale doit faire l’objet d’un suivi continu. C’est le seul moyen de prévoir, de contrôler et donc de maîtriser les coûts du service juridique. Comment en effet définir des objectifs financiers s’il n’y a pas de budget pour étalonner les dépenses ?

Le suivi des dépenses au fil du temps fournit des points de repère au département juridique lui permettant de construire progressivement son budget sur la base de référentiels fiables et pertinents.

L’objectif global de la démarche de budgétisation est de rendre les dépenses aussi prévisibles que possible et de réduire les incertitudes au minimum.

2. Mesure de la charge de travail des juristes internes

Il est important de mesurer efficacement la charge de travail des collaborateurs du département juridique afin d’optimiser l’allocation des ressources.

Le suivi des affaires, le recours aux avocats, la dépense moyenne par dossier, les dépenses par juriste… sont des paramètres importants pour déterminer la charge de travail globale du département et s’assurer de la gestion du coût des conseils externes.

Un autre paramètre utile à mesurer est la durée du cycle des affaires par type de dossier ou domaine (exemple gestion des contrats). Ainsi des objectifs d’amélioration pourront être définis et le département juridique pourra alors démontrer au fil du temps la diminution des temps de cycle et illustrer son efficacité accrue.

3. Mesure des dépenses par domaine juridique et par client interne

Ces mesures permettent de connaître l’origine des dépenses.

Le fait de connaître les dépenses par domaine juridique permet d’identifier les sujets qui présente un volume anormalement élevé et d’internaliser des pratiques récurrentes jusqu’alors externalisées.

Connaître les clients internes qui génèrent les plus fortes sollicitations juridiques peut permettre d’améliorer, d’adapter les plans de formation et d’optimiser le processus collaboratif 

4. Évaluation des conseils externes

Comment la valeur du conseil externe est-elle mesurée ?

En dehors du contentieux pour lequel le résultat est la meilleure mesure, la valeur peut être déterminée par différents critères tels que le coût, la performance, la connaissance de la culture d'entreprise ou encore la réactivité.

L'évaluation périodique des conseils, à la clôture d'une affaire ou à des intervalles déterminés (par exemple, tous les six mois) permettra au département juridique de créer son propre référentiel qualitatif par domaine et/ou profil de cabinet et de gagner en efficacité dans l’attribution et le traitement des dossiers ultérieurs.

5. Mesure des coûts internes et externes en pourcentage de la marge nette ou de la valeur ajoutée de l’entreprise

C’est la mesure de l’efficacité budgétaire du département juridique, plus précise que l’évaluation des dépenses en valeur absolue car elle est strictement indexée à l’activité de l’entreprise.

L’indexation à la marge ou à la valeur ajoutée est plus pertinente car elle permet la comparaison entre des secteurs d’activité différents ce que n’autorise pas l’indexation au chiffre d’affaires.

La réduction de cet indicateur au fil du temps est un argument puissant de valorisation du département juridique et de sa contribution à la performance globale de l’entreprise.

Le pilotage de cet indicateur permet de trouver la combinaison idéale dans l’équilibre des coûts internes vs externes.

6. Mesure des taux effectifs nets de facturation (ou taux économiques)

La mesure des taux de facturation par niveau de séniorité des avocats (associés, séniors, confirmés, juniors…) est importante mais elle n’est pas suffisante si elle n’est pas doublée de la mesure des heures facturées selon les même profils.

C’est ce qui permet de définir les taux effectifs nets de facturation ou taux économiques.

Cette mesure est la valeur cardinale du pilotage des honoraires juridiques, elle seule permet de s’assurer du respect des engagements contractuels et du respect de ces derniers dans la durée.

Ces mesures doivent être effectuées par domaine juridique, par profil de cabinets et par cabinet d’avocats et servirons de référentiels pour les benchmark avec des profils d’entreprises comparables.

7. Mesure de l’exposition aux risques

C’est un indicateur préventif incontournable.

Identifier les sujets à risque est le cœur de métier du département juridique. Il est donc crucial de mesurer ces facteurs de risque.

C’est la mesure de l’exposition de l’entreprise. Le niveau de risque est évalué selon sa nature et l’écosystème dans lequel évolue l’entreprise.

Aujourd’hui des outils basés sur l’intelligence artificielle permettent une véritable politique de prévention et de mesure des risques en particulier en matière contractuelle et de contentieux.

8. Mesure de la satisfaction des clients internes

La qualité est au cœur de toute démarche d’entreprise.

Mesurer la satisfaction permet au département juridique de disposer d’un indicateur clair et lisible de la qualité de ses prestations du point de vue de ses clients internes. 

Mais il convient également d’analyser les résultats de cet indicateur.

 Cette mesure est souvent complexe car elle passe par la combinaison de facteurs tels que le temps passé par dossier, la qualité des réponses apportées, l’accompagnement aux opérationnels.

Mettre en place cette mesure permet d’évaluer en toute objectivité l’apport du service juridique aux différents départements de l’entreprise.

9. Mesure des enseignements tirés de la pratique

Le suivi des enseignements tirés de la pratique permet au département juridique de constituer un référentiel des questions et des sujets traités de façon récurrente.

Qu’il s’agisse de profils de contrats, de types de litiges ou de la règlementation spécifique au secteur d’activité de l’entreprise, la collecte, le partage des connaissances et l’expérience acquise permettent de rendre le département juridique plus efficace et plus performant.

Ce référentiel de la connaissance acquise est également une ressource inestimable en cas de turn over au sein du département juridique et lui permet de rester opérationnel et efficace lors du départ des juristes les plus expérimentés.

10. La mesure de la contribution au business

Au-delà de l’accompagnement des autres fonctions support et des opérationnels, le département juridique doit être un véritable acteur du développement de l’entreprise.

Il a notamment un rôle important à jouer dans la création et le lancement de nouveaux produits et services. Il est impliqué dans la rédaction des contrats de vente, pour réviser le marketing et la communication, protéger la propriété intellectuelle et plus encore.

Suivre les opportunités business grâce à un indicateur permet au département juridique de mesurer sa contribution au développement des affaires et de valoriser son impact opérationnel et sa valeur ajoutée.

Par Denis Sauret - 20 octobre 2020