7 CONSEILS POUR MAITRISER LES DEPENSES JURIDIQUES

Le département juridique est soumis à une pression croissante pour démontrer sa valeur, cela passe aussi par la maîtrise de ses coûts.

Voici 7 conseils pour vous aider à relever le défi le défi de la maîtrise et du contrôle des coûts juridiques :

1. Centralisez les données relatives aux coûts juridiques

Le pilotage manuel des budgets et des dépenses atomisées et dispersées est intrinsèquement inefficace. Les rapprochements et liens entre les coûts et leurs faits générateurs sont très difficiles à établir. Cela rend l’analyse et le contrôle presque impossibles.

Commencez par centraliser l’ensemble des données et des informations dans une base unique, vous pourrez alors les organiser et commencer à les gérer.

2. Comparez les dépenses réelles aux budgets

En centralisant les données vous facilitez la création de tableaux de bord qui permettent de comparer efficacement les coûts réels aux budgets et vous gardez ainsi une meilleure maîtrise de vos dépenses. Vous avez une meilleure visualisation des liens entre les dépenses et les budgets et vous pouvez prendre les mesure correctives plus rapidement.

3. Pilotez vos dépenses dans la durée.

Les dépenses juridiques s’inscrivent souvent dans le temps long, sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Leur pilotage dans le temps permet d’obtenir une meilleure image de la performance et d’avoir une vision du coût réel global des affaires ou des projets.

4. Automatisez la génération de rapports

Une fois que toutes les données sont centralisées et pilotées avec un outil ou une solution unique, il devient très facile de générer automatiquement des rapports et des graphiques illustratifs. Qu’il s’agisse d’une demande budgétaire de la Direction financière ou pour préparer une réunion de négociation avec un cabinet d’avocats, vous aurez toujours sous la main les bonnes informations pour être compétitif et performant.

5. Renforcez votre politique avocats et contrôlez les conditions négociées

Pour chaque étape du cycle de la relation avec vos cabinets d’avocats veillez à mettre en place les processus et les bonnes pratiques qui garantirons la maîtrise pérenne des dépenses. En établissant des directives de facturation et un processus de contrôle rigoureux des conditions négociées, vous pourrez facilement identifier et corriger les dérives ou les erreurs et vous réduirez le temps consacré au traitement et à l’approbation des factures.

6. Optimisez la sélection des cabinets

En gérant ainsi vos dépenses de façon analytique, vous avez une meilleure visualisation des coûts et de la pratique réelle des cabinets référencés, de leur positionnement, de l’évolution tarifaire. Vous pouvez ainsi les évaluer sur la base de critères objectifs et fiable et optimiser leur sélection.

7. Réalisez des diagnostics de tarification périodiques

L’opacité tarifaire des honoraires d’avocats est entretenue par la prééminence de la tarification horaire et l’évolution rapide des pratiques.

Assurez-vous périodiquement que les conditions négociées sont bien en ligne avec les pratiques effectives du marché à isopérimètre.

Jusqu’à récemment cet exercice était difficile faute de référentiels suffisants. Le digital appliqué au pilotage des honoraires d’avocats a permis, ces dernières années, le développement de bases de données qui permettent la réalisation de diagnostics et de benchmarks extrêmement précis.

En conclusion, en suivant ces conseils pour gérer vos dépenses, vous pouvez transformer le département juridique en un véritable centre de profit, avec un meilleur contrôle et une meilleure capacité à optimiser votre budget.

Denis Sauret - 24 octobre 2022