L'IMPORTANCE DES INDICATEURS POUR MESURER LA PERFORMANCE DU DEPARTEMENT JURIDIQUE

Créer et suivre les indicateurs pour démontrer la valeur ajoutée que l’équipe juridique apporte à l’entreprise

Disposer de bons indicateurs permet au département juridique de démontrer de façon incontestable la valeur ajoutée qu’il apporte à l’entreprise.

Nous présentons dans cet article les principaux indicateurs que le département juridique peut utiliser pour quantifier, analyser et rendre compte objectivement de l’évolution de ses performances dans le temps.

Chaque service juridique étant différents, les indicateurs retenus pourront varier selon le secteur d’activité de l’entreprise, le budget annuel ou encore de la taille ou des objectifs visés mais généralement les indicateurs couvriront la qualité, la charge de travail et les dépenses du département juridique.

1. La performance des collaborateurs

• Mesurer la performance des collaborateurs est une aide au management pour la Direction juridique

• Identifier les collaborateurs qui atteignent ou dépassent leurs objectifs

• Valoriser les collaborateurs les plus performants

• Motiver et faire progresser les collaborateurs moins performants

• Mieux répartir la charge de travail au sein du département juridique

• Identifier les sujets ou les tâches pour lesquels les ressources sont inadaptées

2. L’engagement et la disponibilité des collaborateurs

• Mesurer l’absentéisme

• Mesurer le turn over

Ces deux indicateurs souvent peu suivis sont pourtant des facteurs important de dégradation de la productivité. La non-disponibilité des collaborateurs se traduit en effet par :

o Du sur temps : temps passé à former de nouveaux collaborateurs ou temps passé à remplacer les collaborateurs absents.

o Des sur consommations : recours à des intérimaires ou recours accru aux cabinets d’avocats

o De la non-production : travail laissé en suspens dans l’attente du retour du collaborateur absent ou temps improductif lié à l’apprentissage

3. La performance du travail juridique

 Les indicateurs qui permettent de mesurer la performance du travail juridique peuvent notamment inclure :

• Le nombre de dossiers ou des contentieux ouverts et fermés

• La comparaison des résultats des contentieux avec les résultats escomptés

• Le nombre de contrats traités

• La durée moyenne du cycle par affaire (le temps nécessaire pour traiter un dossier juridique de l’ouverture à la clôture)

• Le montant dépensé par affaire pour des services juridiques externes

• Le nombre d’affaires traitées en interne

• …

4. Le suivi et l’évolution des dépenses juridiques

Le budget du département juridique, les dépenses internes, les coûts externes peuvent être mesurés en pourcentage du chiffre d’affaires de l’entreprise mais elles peuvent être également rapportées à d’autres référentiels de gestion comme la valeur ajoutée ou la marge commerciale.

Ces indicateurs permettent d’illustrer comment des changements ou des évolutions dans le mode de gestion et de pilotage peuvent améliorer l’efficacité et la productivité du département juridique.

Seront notamment pris en compte :

• L’évolution de l’effectif du département juridique

• Les changements dans la politique avocats

• L’évolution des critères d’externalisations

• Le développement du mode « gestion de projets »

• L’impact des nouvelles technologies et du recours aux Legal Tech

• L’impact de la mise en place d’une ou plusieurs ressources Legal Opeartions

• …

Des indicateurs mesureront les dépenses réelles par affaire et au global par rapport aux budgets et aux prévisions.

Ces indicateurs sont utiles pour évaluer la maîtrise et la prévisibilité budgétaire du département juridique ainsi que pour anticiper et prévoir les budgets futurs.

5. La performance des cabinets d’avocats

La relation de confiance et l’intuitu personae entre le département juridique et ses cabinets d’avocat n’exclut pas leur évaluation régulière et leur contrôle. Il s’agit d’une part de s’assurer du respect des engagements pris et d’autre part de veiller à ce que les pratiques proposées restent toujours en ligne avec les évolutions du marché.

Les critères suivants peuvent notamment être retenus :

• Le respect des délais 

• Le suivi des temps de cycle

• Le respect budgétaire

• Le respect des engagements d’honoraires et de facturation

• La mesure qualitative des résultats obtenus

• Le suivi de la formation et du pro bono

• La qualité du reporting

• …

D’autres paramètres permettent d’évaluer la façon dont le département juridique pilote ses cabinets d’avocats :

• Le nombre de cabinets d’avocats actifs

• Le type et le nombre de dossiers traités par chaque cabinet d’avocats

• Le montant des dépenses par cabinet d’avocats

• Le nombre de cabinets d’avocats proposant des modes alternatifs de tarification

• Le nombre d’évaluations de cabinets d’avocats réalisées

6. Le suivi des dépenses juridiques par filiale ou Business Unit (BU)

La mesure des dépenses par filiale ou BU est très utile, elle permet d’identifier les activités ou les pays qui nécessitent davantage de ressources juridiques. En comprendre les raisons permet d’allouer les ressources et les moyens de façon plus efficace de mieux anticiper les besoins de recrutement ou de formation.

Tous ces indicateurs, aussi pertinents soient ils ne font pas la performance du département juridique s’ils ne sont pas exploités. Les résultats et les informations qui en découlent doivent être le socle de plans d’action ou de mesures correctives pour améliorer la performance organisationnelle ou budgétaire du département juridique.

Ces indicateurs, compilés dans des tableaux de bord et des rapports mensuels, trimestriels et annuels constituent également un formidable levier de communication vers la Direction générales et l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.

Le recours aux outils visuels, schémas, diagrammes, infographies facilite la visualisation des données et rend les informations encore plus convaincantes pour illustrer la valeur ajoutée du département juridique.

Denis SAURET - 23 janvier 2024