7 PISTES POUR PERMETTRE AU DEPARTEMENT JURIDIQUE DE FAIRE PLUS AVEC MOINS

Dans un environnement économique incertain, les entreprises sont souvent contraintes de réduire leurs coûts, ce qui se traduit par un gel des recrutements, une réduction des dépenses et éventuellement le gel des investissements et de certains projets de développement.

Cette pression se répercute sur l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise, et le département juridique n’échappe pas à ces contraintes budgétaires. Comment, dès lors, peut-il faire plus avec moins tout en continuant à gérer une charge de travail plus lourde et plus complexe ?

Quelles mesures le département juridique peut-il prendre pour « faire plus avec moins » ?

Nous vous livrons ici quelques pistes

1. Veiller à la bonne adéquation cabinets d’avocats / Dossiers confiés.

Cela peut sembler une évidence mais recourir à un cabinet d’avocats d’affaires international pour un dossier de dimension locale, et sans impact stratégique international est un non-sens pourtant largement répandu par habitude, commodité voire proximité relationnelle et cela se révèle très coûteux.

Le plus souvent, et pour ce type de dossier (y compris en matière de M&A) des cabinets d’avocats nationaux, voire locaux offrent une expertise et une qualité comparables aux grands cabinets internationaux à un coût bien moindre. En outre le département juridique disposera avec ce type de cabinets d’une plus grande latitude de négociation et pourra trouver des aménagements d’accords d’honoraires plus facilement qu’avec les grands cabinets moins flexibles. 

C’est pourquoi, le département juridique doit établir une cartographie précise des cabinets définissant les modalités de recours selon la typologie des affaires ainsi que les critères de choix.

2. Améliorer la transparence tarifaires des honoraires d’avocats

Les honoraires d’avocats sont des dépenses non seulement complexes mais également caractérisées par une forte opacité qui se traduit notamment par des écarts de tarification importants à isopérimètre. Cette opacité est entretenue par la prééminence du mode de tarification horaire et ses effets « néfastes » en terme de transparence.

En la matière, la procédure d’appel d’offres n’est pas suffisante pour lever l’opacité. La direction juridique doit s’assurer que les tarifs obtenus et négociés dans le cadre de ces consultations sont bien en ligne avec les pratiques effectives du marché à conditions comparables.

Jusqu’alors cet exercice de diagnostic et d’étalonnage de tarification était extrêmement difficile faute de référentiels suffisants. Les big data développées ces dernières années grâce au digital permettent désormais la réalisation de benchmark approfondis et concourent à une plus grande transparence tarifaire.

3. Délocaliser certains talents juridiques

Les nouveaux modes de communication et l’accroissement du travail à distance offrent des opportunités au-delà des murs de l’entreprise.

Il est possible de faire appel à des juristes dans d'autres pays, en Inde par exemple, où des sous-traitants peuvent effectuer les tâches juridiques les plus courantes, à faible valeur ajoutée ou encore à haut volume et à faible risque.

Le fait de confier ce travail à des juristes délocalisés double les avantages : Cela permet non seulement à votre département juridique d'effectuer ces tâches à moindre coût, mais également de libérer vos juristes les plus qualifiés, mieux payés pour qu'ils traitent les tâches plus stratégiques pour l'entreprise. 

Si votre entreprise dispose déjà de bureaux à l'étranger, le développement des compétences juridiques locales pourrait permettre à votre équipe d'offrir davantage de conseils "en temps réel" aux équipes des filiales et de couvrir davantage de fuseaux horaires pour soutenir l'entreprise.

Les exigences de proximité, d’efficacité et de performance permettent de redécouvrir les vertus de la décentralisation.

4. Repenser le profil des ressources internes

Le recrutement de talents plus expérimentés, capables d’étendre leurs compétences au-delà d’un seul domaine d’expertise aidera le département juridique à répondre à l’ensemble de ses besoins avec d’avantage de fluidité.

Ainsi un nombre croissant d’entreprises recrute des juristes plus polyvalents, capables de conseiller l'entreprise dans de multiples domaines du droit, tout en apportant de la souplesse et en donnant aux équipes juridiques la profondeur nécessaire pour réagir de manière dynamique à l'évolution des situations et des problématiques.

Cette stratégie peut aller au-delà des nouvelles embauches et s’appliquer aux ressources en place par la mise en place de plans de formation.

5. Utiliser ou partager les budgets d'autres Directions

Lorsqu'il travaille avec d'autres parties prenantes de l’entreprise - qu'il s'agisse des finances, des ressources humaines, des systèmes d’information ou d’autres encore - le département juridique n’est pas condamné à supporter le coût tout le travail de collaboration effectué.

Lorsque des services d’autres Directions de l’entreprise sollicitent des ressources juridiques ou que le département juridique se charge d'un projet transversal, demandez aux parties prenantes concernées de prendre en charge tout ou partie des coûts. 

6. Prioriser les choix digitaux dans une démarche de R.O.I

La digitalisation des activités juridiques à faible valeur ajoutée ou à forte volumétrie ouvre des gains potentiels de productivité considérables.

Toutefois, avant d’atteindre les objectifs visés, la digitalisation nécessite un double investissement, financier pour acquérir la solution et humain pour déployer le projet et accompagner le changement. Or dans un contexte économique contraint, le budget et le temps font défaut et l’ambition digitale peut devenir une gageure.

C’est pourquoi, il importe que la Direction juridique analyse avec minutie l’ensemble de ses besoins et priorise le ou les projets qui présentent le meilleur compromis R.O.I et rapidité de mise en œuvre. Ainsi ces projets « quick win » permettront de dégager tout ou partie des ressources nécessaire pour engager de nouveaux sujets plus coûteux et plus long à mettre en œuvre.

En procédant ainsi, vous vous donnez les moyens d’autofinancer partiellement votre développement digital et vous permettez au Département juridique de participer à l’effort budgétaire global de l’entreprise. 

7. Développer les « Legal Op’s » quel que soit la taille du département juridique

La valeur ajoutée des legal operations n’est plus à démontrer et les bénéfices sont nombreux pour le département juridique : accroissement de la productivité, optimisation des budgets, amélioration des processus métier et de l’organisation, accompagnement de la digitalisation, valorisation des résultats…

Contrairement à une idée encore trop répandue, la démarche « Legal Op’s » n’est pas réservée aux seules grandes entreprises. L’externalisation la rend accessible à tous les départements juridiques quel que soit leur taille et offre de nombreux avantages :

• La mise à disposition de toutes les expertises extra-juridiques nécessaires à la performance du département juridique (digital, data management, contrôle de gestion, RH, marketing…)
• Une totale flexibilité et le déploiement de projets à géométrie variable strictement adaptés aux besoins du département juridique.
• Un coût totalement maîtrisé et un retour sur investissement très rapide en particulier lorsque le modèle économique proposé est indexé en tout ou partie sur les résultats et la performance obtenue.

Lorsque le département juridique a optimisé ses moyens et son organisation et qu’il est allé au bout de sa capacité à « faire plus avec moins », un benchmark à isopérimètre des ressources et du budget intégrant les données de volume d’activité (contrats, contentieux, marques et brevets, M&A…) est un levier efficace pour convaincre la Direction générale d’investir davantage dans son département juridique.