COMMENT OPTIMISER LA GESTION DES DEPENSES JURIDIQUES ?

La gestion des dépenses juridiques est le processus d'examen, de suivi et d’analyse des coûts juridiques externes, constitués pour plus de 90% par les seuls honoraires d’avocats.

L'objectif est d'accroître l'efficacité du service juridique, de suivre et d'identifier les possibilités de réduction des coûts et, enfin, de créer des stratégies de gestion des dépenses afin de réaliser des économies durables pour le futur. 

Une gestion performante des dépenses juridiques repose sur trois principaux leviers :

1. La gestion des cabinets d'avocats ou « Politique avocats ». 

Pour chaque étape du cycle de la relation avec les cabinets d’avocats, un certain nombre de processus (on en dénombre une vingtaine) garantissent au département juridique, lorsqu’ils sont mis en œuvre, une gestion performante et pérenne de ses coûts.

C’est pourquoi, il importe que la Direction juridique s’assure périodiquement de la bonne application de ces processus. Elle peut ainsi suivre et mesurer la montée en maturité du département juridique dans la gestion des honoraires et facilement identifier les axes d’amélioration et les éventuelles mesures correctrices à mettre en place.

2. La gestion et le contrôle de tarification

Les honoraires d’avocats sont des dépenses complexes. Elles sont souvent atomisées auprès d’un nombre important de cabinets de profils et de tailles différentes. Les domaines juridiques sont multiples avec chacun ses spécificités. Ce sont des dépenses fortement décentralisées dont une part importante est souvent directement facturée dans les filiales ou les BU sans peser directement sur le budget du département juridique.

D’autre part, la prééminence de la tarification horaire et ses effets « néfastes » favorise la persistance d’une forte opacité qui se traduit notamment par des écarts de tarification importants à isopérimètre.

Dans ce contexte de complexité et d’opacité, la Direction juridique doit s’assurer que les tarifs négociés en vigueur sont en ligne avec les pratiques effectives du marché à conditions comparables. 

Jusqu’alors cet exercice de diagnostic de tarification était extrêmement difficile faute de référentiels suffisants. Les big data développées ces dernières années grâce au digital permettent désormais la réalisation de benchmark approfondis et concourent à une plus grande transparence tarifaire.

3. L’automatisation du reporting et du pilotage des dépenses.

Depuis plusieurs années, la majorité des grandes entreprises a déjà adopté la facturation électronique des honoraires d’avocats. Si ce processus a permis d’accélérer la validation et la comptabilisation des factures, il n’a que très peu d’impact sur le pilotage et l’optimisation des dépenses. La digitalisation des relevés de facturation, timesheets et autres annexes permet d’agréger l’ensemble des données et informations afférentes à la facturation et de proposer au Département juridique des solutions de pilotage analytiques de leurs dépenses : par cabinets d’avocats, par dossier, par filiale ou BU, par pays, par domaines juridiques…

L’utilisation de solutions basées sur les données renforce la transparence de la facturation des honoraires d’avocats et améliore l’efficacité et la performance du département juridique sans charge de travail supplémentaire. 

Denis SAURET

06 octobre 2022