METTRE EN PLACE UNE "POLITIQUE AVOCATS" , UNE BONNE IDEE?  OUI, MAIS...

Au cours des dernières années, la majorité des grandes entreprises ont procédé à la mise en place de « panels avocats » dans l’objectif de mieux maîtriser leurs dépenses juridiques.

Cette démarche est très louable car les bénéfices d’une « panélisation » réussie sont multiples :

• Rationalisation du nombre de cabinets et renforcement de la relation partenariale
• Réduction des coûts par l’effet volume ou la mise en place de modes de facturation alternatifs
• Obtention de services complémentaires en termes de formation ou de partage des connaissances
• Standardisation des modes de gestion
• …

Pourtant la réalité est souvent bien différente. 

Dans de nombreuses Directions juridiques, le panel présente un faible voire très faible taux de couverture et les bénéfices obtenus sont alors très éloignés des objectifs escomptés.

Le panel doit non seulement permettre de répondre en matière d’expertises aux taches que le département juridique externalise de façon récurrente, mais il doit également être adapté aux besoins en termes de valeur ajoutée, de profil des cabinets ou selon d’éventuels critères géographiques.

Un panel d’avocats mal ou insuffisamment calibré risque de ne pas satisfaire les attentes, donner le sentiments aux juristes décentralisés, loin du siège, dans les pays, les filiales que leurs besoins opérationnels quotidiens ne sont pas pris en compte par la Direction juridique, voire même dans certains cas générer des surcoûts en favorisant l’utilisation de cabinets surdimensionnés par rapport aux besoins réels.

Pour éviter ces écueils et mettre en place un « panel avocats » avec succès, les étapes clés suivantes doivent être respectées :

• Collecter et connaître l’exhaustivité des dépenses d’avocats au sein de l’entreprise
• Analyser ces dépenses par nature, domaine juridique, secteur géographique…
• Cartographier les dossiers/affaires externalisées par niveau de valeur ajoutée 
• Segmenter les besoins pour définir et structurer le ou les panels nécessaires
• Identifier les profils des cabinets d’avocats requis pour répondre aux besoins inventoriés
• Consulter, négocier et contractualiser avec les cabinets selon un processus achat professionnel
• Mettre en place des règles de gestion rigoureuse de la relation avec les cabinets d’avocats.
• Informer, partager, former les collaborateurs du Département juridique. Piloter et contrôler la bonne application des processus définis pour une homogénéisation des pratiques dans l’entreprise.

En conclusion, la mise en place d’un ou plusieurs « panel(s) avocat(s) » constitue un véritable levier d’amélioration de la performance pour la Direction juridique pour autant qu’elle s’en donne les moyens et qu’elle y investisse le temps et les ressources nécessaires.

Enfin la Direction juridique doit permettre aux Achats d’exprimer leur valeur ajoutée et favoriser s’il y a lieu leur collaboration avec les Legal Operations.