GESTION DES DEPENSES JURIDIQUES: DEVELOPPEZ LE PLAN STRATEGIQUE DU DEPARTEMENT JURIDIQUE

Dans un environnement complexe en constante évolution, il est essentiel d'avoir une équipe juridique confiante dans les objectifs fixés par la Direction.

Une stratégie bien définie et clairement communiquée est importante car elle aligne les objectifs du département juridique avec la stratégie globale de l'entreprise, elle assure une allocation efficace des ressources, une gestion précise des risques juridiques, elle renforce les relations avec les parties prenantes et favorise l'amélioration continue. En fin de compte, elle permet au département juridique de fournir de la valeur à l'entreprise et de contribuer à son succès global.

Nous vous proposons ici quelques étapes pratiques pour vous aider à démarrer votre plan stratégique en matière de gestion des dépenses. Un modèle de présentation est également disponible sur demande en MP.

Comprendre l'état actuel

Pour développer avec succès le plan stratégique, il est important de réaliser un diagnostic pour évaluer la situation, tant du point de vue financier que qualitatif. Cela nécessite de recueillir des informations pertinentes et des données auprès de l'équipe interne, des parties prenantes internes de l'entreprise des cabinets d'avocats et des autres prestataires.

Les données financières sont un bon point de départ, et il est essentiel de passer en revue les dépenses juridiques de façon exhaustive et de les catégoriser avec méthode. 

Alors que certains départements juridiques peuvent disposer de ces données facilement, d'autres pourraient avoir besoin d'impliquer les Achats ou le Contrôle de gestion. Gardez à l'esprit que les honoraires juridiques peuvent parfois être dissimulés dans les centres de coûts d'autres fonctions support. Exiger les données de facturation de tous les cabinets d'avocats travaillant pour l'entreprise, est un excellent moyen de recouper les dépenses juridiques.

Les résultats de cette analyse financière peuvent parfois être surprenants révéler des points d’attention particuliers :

• Des parties prenantes internes inattendues mandatant directement les cabinets d'avocats ;
• Des cabinets d'avocats non validés engagés ;
• Des informations obsolètes et inexactes détenues par les cabinets d'avocats ;
• Une variation significative entre les dépenses prévues et réelles ;
• Des affaires mal gérées ou une duplication du travail.
• ...

Après avoir analysé la situation financière, il est nécessaire de recueillir des informations qualitatives auprès de l'équipe juridique et des parties prenantes internes. Nous recommandons de le faire formellement par le biais de réunions structurées et d'enquêtes. Ce processus est essentiel car il peut mettre en évidence des domaines nécessitant une amélioration immédiate, identifier les facteurs de risque critiques ou déceler des opportunités d'une plus grande implication des parties prenantes.

Les informations obtenues à cette étape peuvent révéler :

• Des relations avec certains cabinets d’avocats fondées sur l’historique ou l’habitude plus que sur la valeur ajoutée.
• Des critères d’externalisation non définis
• L’absence de consultation ou de devis concurrentiels
• Le même type de travail routinier ou répétable attribué à différents cabinets ;
• Le non-respect des processus d'approbation 
• ...

Une façon de synthétiser et de hiérarchiser ces informations financières et qualitatives est d'organiser un atelier avec l'équipe juridique permettant de consigner chaque élément, de regrouper les conclusions similaires par thème. La priorisation de ces "thèmes" aidera à informer l'étape suivante du développement de la stratégie.

(Nous vous conseillons d’utiliser le modèle de planification mis à votre disposition)

Après cet exercice, il peut également être utile de résumer l'état actuel avec une analyse SWOT. Cette approche stratégique est utilisée pour identifier les forces (ce que vous faites bien et que vous souhaitez maintenir), les faiblesses (les domaines à améliorer), les opportunités (nouvelles approches qui pourraient faire une différence) et les menaces (facteurs environnementaux pouvant affecter votre réussite). Généralement, les forces et les faiblesses concernent l'environnement interne, tandis que les opportunités et les menaces se rapportent à l'environnement externe.

Avec toutes ces informations en main, vous êtes maintenant prêt à passer à l'étape du développement de la stratégie pour votre département juridique.

Développer une stratégie

Une fois que vous avez synthétisé et clarifié la situation actuelle, vous avez une très bonne compréhension de "l’état de l’art ». Vous êtes maintenant prêt à réfléchir à vos objectifs à court, moyen et long terme. Les plans futurs pour le département juridique doivent également être alignés sur les objectifs globaux de l’entreprise, alors assurez-vous de bien de bien les maîtriser.

Si vous cherchez par où commencer ou si vous souhaitez obtenir l'adhésion et renforcer l'esprit d'équipe, organisez des ateliers avec votre équipe juridique pour brainstormer, surmonter les faiblesses identifiées, tirer parti des forces et des opportunités, et gérer les menaces éventuelles.

La pratique et les réalisations dans d’autres directions juridiques d’entreprises de même profil peuvent constituer une sources d’inspiration intéressante. N’hésitez pas à réaliser ou faire réaliser des benchmarks qui pourront vous aider dans vos orientations.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, il est temps de préparer une feuille de route pour y parvenir. L'objectif final est de préparer un document de stratégie axé, facile à communiquer aux parties prenantes internes, et incluant des initiatives clés, des objectifs mesurables et des jalons.

Communiquer avec les parties prenantes

La communication efficace avec les parties prenantes internes et externes est essentielle pour développer une plan stratégique efficace pour la gestion des dépenses juridiques. En tant que Directeur Juridique il est de votre responsabilité de jouer un rôle de leader en maintenant des lignes de communication ouvertes.

Pour garantir la transparence, informez régulièrement la Direction générale et la Direction financière de votre stratégie, de votre approche et de vos progrès. 

Ils apprécient les données et les rapports. En conséquence, disposer de tableaux de bord mettant en évidence les points clés et les implications financières sera toujours bénéfique. Cela instillera la confiance et vous démontrerez ainsi la contribution du département juridique à l’effort budgétaire global de l’entreprise.

Votre équipe juridique est votre atout majeur, c’est elle qui fera ou non le succès de la stratégie mise en place. Il est donc essentiel de communiquer de façon constante au sujet des objectifs, de vos attentes, des progrès, des difficultés éventuelles et de toutes les idées d'amélioration.

Ne négligez pas vos cabinets d’avocats dans votre communication.

Partagez-leur régulièrement les indicateurs de performance, et sollicitez leur avis sur la manière dont ils peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.

Conclusion

Une stratégie clairement définie joue un rôle essentiel dans le succès du plan de gestion des dépenses juridiques et la création de valeur pour l'entreprise. Afin de concevoir une stratégie efficace, il est impératif de procéder à une évaluation complète de la fonction juridique, prenant en compte à la fois ses aspects financiers et qualitatifs. La collecte de données pertinentes, l'analyse SWOT et les ateliers collaboratifs avec l'équipe juridique sont des moyens efficaces de définir une feuille de route comprenant des objectifs mesurables, des jalons clairs et garantissant le succès du plan stratégique.

Denis SAURET - 06 novembre 2023